Politique de confidentialité

Cette politique décrit le traitement des données dans ProFact Garage, notamment dans l’application Android, les services du garage et les connexions facultatives Google et Microsoft. Dernière mise à jour : 2 octobre 2026.

Responsable et contact

Le service est édité par ProSoftNC, en Nouvelle-Calédonie. Pour toute question ou demande relative à vos données : contact@prosoft.nc.

Application ProFact Garage et données du garage

ProFact Garage est un logiciel professionnel de gestion d’atelier, de clients, de véhicules, de devis, de factures, de stocks et de rendez-vous. L’application Android se connecte au compte de l’entreprise et aux services ProSoftNC. Les données sont accessibles aux utilisateurs autorisés de ce compte, selon leurs droits.

• Compte et connexion : identifiants du garage et de l’utilisateur, nom, coordonnées renseignées, droits, informations de session et identification de l’appareil associé. Ces données permettent l’authentification, la gestion des accès et la sécurité.
• Gestion de l’entreprise : coordonnées des clients et fournisseurs, véhicules et immatriculations, interventions, articles, achats, ventes, règlements, informations comptables et notes que les utilisateurs saisissent. Ces données servent aux fonctions de gestion demandées.
• Documents et images : PDF, photos de véhicules ou de documents, pièces jointes et fichiers sélectionnés ou pris avec l’appareil photo, afin de les rattacher aux dossiers, de les lire ou de les partager à la demande de l’utilisateur.
• Agenda et messages : rendez-vous, participants, messages préparés, destinataires et pièces jointes, lorsque ces fonctions sont utilisées. Les connexions facultatives Google et Microsoft sont détaillées ci-dessous.
• Fonctionnement et assistance : actions effectuées dans le logiciel, dates de connexion, version utilisée, diagnostics techniques, erreurs, durées et mesures de consommation des services. Ces informations servent à la traçabilité, à la sécurité, à l’assistance et à l’amélioration du fonctionnement.
• Journal des erreurs du logiciel sur PC : actions refusées, messages d’erreur affichés, noms des champs refusés, écran concerné, version et plantages de l’interface. Ce journal ne contient jamais les valeurs saisies. Il est transmis à ProSoftNC pour l’assistance et la correction des erreurs ; l’envoi peut être coupé sur chaque poste dans Paramètres, rubrique « Journal des erreurs ».

Les comptes de garage sont fournis par ProSoftNC ; les comptes utilisateurs sont administrés par l’entreprise. Les champs facultatifs et l’utilisation du scanner, des pièces jointes, de l’IA et des connexions externes dépendent des choix de l’utilisateur et des fonctions activées pour son entreprise.

Appareil photo et scanner Android

L’appareil photo sert à photographier les documents et les véhicules à la demande de l’utilisateur. L’application n’accède pas au carnet d’adresses du téléphone, ne demande pas sa position GPS et ne comporte pas de publicité. Les fichiers sont choisis par l’utilisateur.

Le scanner Android utilise Google ML Kit via les services Google Play. La capture et le redressement du document sont réalisés sur l’appareil ; le document est ensuite transmis aux services ProFact lorsque l’utilisateur demande son dépôt ou sa lecture. Google indique que ML Kit collecte des informations techniques sur l’appareil, l’application, les identifiants d’installation, les événements, les erreurs et les performances pour le diagnostic et l’analyse d’utilisation. Voir la documentation de confidentialité de ML Kit.

Lecture de documents et assistant IA

Lorsqu’un utilisateur lance une lecture ou une demande à l’assistant, les documents, images, textes et données utiles à cette demande peuvent être transmis à l’infrastructure ProSoftNC et au fournisseur d’IA configuré : Anthropic, OpenAI ou Google. Les réponses sont restituées dans ProFact pour vérification et utilisation par l’utilisateur. Les fournisseurs n’ont pas accès à l’ensemble de la base du garage du seul fait d’un scan.

Le service OCR ProSoftNC traite les documents pour en extraire le texte. Il peut conserver des règles de présentation des fournisseurs afin d’améliorer les lectures suivantes : nom et RIDET du fournisseur, repères imprimés et structure du document. Ces règles partagées ne contiennent pas les clients facturés, les montants, les articles ou les numéros de facture propres au garage. Les mesures de correction des scans enregistrent les noms des champs corrigés, pas leurs valeurs.

Hébergement, destinataires et sécurité

Les données nécessaires au service sont traitées sur les serveurs ProSoftNC et auprès de ses prestataires techniques, notamment Cloudflare pour les services de comptes et de stockage ; les bases de données sont hébergées sur le serveur ProSoftNC de Nouméa. Selon les fonctions choisies, des données sont aussi transmises aux fournisseurs d’IA précités, aux services Google ou Microsoft reliés, au stockage externe configuré par l’entreprise, ou aux destinataires explicitement choisis pour un envoi ou un partage. Ces services peuvent traiter des données hors de Nouvelle-Calédonie.

Les échanges entre l’application Android et les services ProSoftNC utilisent HTTPS. Les accès métier sont authentifiés et rattachés au compte de l’entreprise. Sur Android, les jetons de session sont conservés dans un coffre chiffré utilisant Android Keystore et sont exclus de la sauvegarde Android. Les autorisations accordées aux employés déterminent les données qu’ils peuvent consulter ou modifier.

Conservation et demandes concernant vos données

Les données métier et les documents enregistrés sont conservés pour assurer le suivi de l’entreprise jusqu’à leur suppression autorisée ou à la suppression du compte, sous réserve des données devant être conservées pour une obligation légale ou la sécurité. Les documents comptables et les copies déjà exportées, envoyées à des destinataires ou enregistrées dans un stockage externe peuvent relever de règles de conservation distinctes.

Le cache privé des résultats de scans immédiats a une durée de sept jours ; les données temporaires de préparation OCR des lots expirent après vingt-six heures. Les mesures de correction des scans sont purgées après quatre cents jours, le journal des erreurs reçu des postes après quatre-vingt-dix jours. Ces délais concernent les caches et mesures techniques, pas les factures ou fichiers que l’utilisateur enregistre volontairement dans ses dossiers.

Pour demander l’accès, la rectification, l’export ou la suppression de vos données ou de votre compte ProFact Garage, écrivez à contact@prosoft.nc en indiquant le compte du garage et la demande. N’envoyez pas votre mot de passe. L’administrateur du garage peut également traiter les données qu’il gère dans le logiciel. L’identité et l’autorisation du demandeur sont vérifiées avant toute opération ; les éventuelles données à conserver et le motif de conservation sont précisés lors du traitement de la demande. La déconnexion d’un téléphone retire sa session locale ; elle ne supprime pas les données de l’entreprise.

Données Google auxquelles ProFact accède

• l’adresse e-mail du compte Google choisi et son identifiant technique, afin d’afficher la bonne adresse liée ;
• les jetons OAuth d’accès et de renouvellement, les autorisations accordées et la date de connexion, afin de maintenir la liaison sans redemander une autorisation à chaque envoi ;
• l’identifiant technique renvoyé par Gmail après un envoi, afin d’éviter un doublon.
• pour l’adresse choisie pour Google Calendar, les événements des agendas existants sélectionnés, afin de synchroniser les rendez-vous atelier dans les deux sens.

Contenu transmis pour un envoi

Lorsque l’utilisateur déclenche un envoi, ProFact transmet temporairement à son infrastructure puis à l’API Gmail les destinataires, l’objet, le corps du message et, le cas échéant, le document PDF joint. Ces éléments servent uniquement à réaliser l’envoi demandé. ProSoftNC n’archive pas une copie du corps ou du PDF dans son courtier Gmail. Gmail conserve le message envoyé selon les réglages et les règles du compte Google, et chaque destinataire reçoit sa propre copie.

Contenu synchronisé avec le calendrier

ProFact transmet au calendrier atelier le jour, les heures, le nom affiché du client, le véhicule, l’immatriculation, les travaux prévus, la demande du client, un numéro de téléphone utile et le statut. La note interne du rendez-vous n’est jamais envoyée à Google. Dans l’autre sens, le titre, la description, le jour et les heures d’un événement des agendas sélectionnés sont enregistrés dans le compte client ProFact.

Stockage, sécurité et durées

• les jetons OAuth sont chiffrés en AES-GCM dans des Durable Objects Cloudflare isolés par compte client et par adresse ; la clé de chiffrement reste un secret du serveur ;
• les jetons ne sont jamais enregistrés dans la base client synchronisée ni renvoyés aux postes ou au serveur téléphone ;
• l’adresse associée et les jetons sont conservés jusqu’à la déconnexion de cette adresse, l’expiration ou le retrait de l’autorisation Google, ou la suppression du compte ProFact ;
• une preuve technique d’envoi — profil utilisé, empreinte cryptographique du contenu, état et identifiant Gmail — est conservée uniquement pour empêcher les doublons. Une preuve dont l’issue est confirmée est supprimée au plus tard après 30 jours. Si la réponse de Gmail est incertaine, la preuve reste conservée jusqu’à la suppression du compte ProFact afin qu’une relance automatique ne puisse jamais envoyer le message deux fois. L’ensemble est limité à 500 preuves par compte ;
• les tentatives de connexion OAuth inachevées sont temporaires et sont supprimées automatiquement.

Outlook et Microsoft 365

La connexion d’un compte Microsoft est facultative. Elle passe par l’application Microsoft Entra « ProFact Garage » ; le secret de cette application reste sur le serveur ProSoftNC et n’est jamais transmis aux ordinateurs ou aux téléphones.

• l’adresse e-mail, le nom affiché et l’identifiant technique du compte Microsoft choisi, afin d’afficher le compte relié ;
• les jetons OAuth d’accès et de renouvellement, les autorisations accordées et la date de connexion, afin d’envoyer sans redemander l’autorisation à chaque fois ;
• l’identifiant technique de la requête renvoyé par Microsoft après un envoi, afin d’éviter un doublon.

Lorsque l’utilisateur déclenche un envoi, ProFact transmet temporairement à Microsoft Graph les destinataires, l’objet, le corps du message et les pièces jointes. Le message est enregistré dans les « Éléments envoyés » du compte. Au-delà de 3 Mo de pièces jointes, Microsoft impose de préparer d’abord un brouillon dans la boîte, puis de l’envoyer ; si l’envoi échoue de façon certaine, ProFact supprime ce brouillon. ProSoftNC n’archive pas une copie du corps ou des pièces jointes.

Les jetons Microsoft sont chiffrés en AES-GCM dans un coffre Durable Objects propre au compte client, avec une clé distincte de celle de Gmail. Les preuves d’envoi suivent les mêmes règles que pour Gmail : une issue confirmée est oubliée au plus tard après 30 jours, une issue incertaine reste bloquante jusqu’à la suppression du compte ProFact, dans la limite de 500 preuves par compte. Microsoft remplace la clé de renouvellement à chaque utilisation : ProFact ne garde que la plus récente.

« Déconnecter » dans ProFact efface les jetons du coffre. Microsoft ne propose pas de révoquer une seule clé : le titulaire peut aussi retirer l’application « ProFact Garage » depuis son compte Microsoft (applications autorisées) ou, pour un compte professionnel, demander à son administrateur Microsoft 365 de la retirer. Microsoft traite ces données selon sa propre déclaration de confidentialité.

Partage et utilisation limitée

Les données sont traitées par l’infrastructure ProSoftNC hébergée chez Cloudflare et par Google — ou par Microsoft pour un compte Outlook — pour fournir l’autorisation, l’envoi ou la synchronisation demandés. Le contenu du message est ensuite communiqué aux destinataires choisis. L’adresse liée et son état peuvent être vus par les utilisateurs autorisés du même compte client ProFact, mais les jetons ne leur sont jamais communiqués.

ProSoftNC ne vend pas les données Google ou Microsoft, ne les utilise pas pour la publicité, l’évaluation de solvabilité ou l’entraînement d’un modèle d’intelligence artificielle, et n’autorise pas leur lecture humaine sauf demande explicite de l’utilisateur pour une assistance précise, nécessité de sécurité ou obligation légale.

L’utilisation par ProFact Garage et le transfert vers toute autre application des informations reçues des API Google respectent la Politique relative aux données utilisateur des services API Google, y compris les exigences d’utilisation limitée.

Déconnexion et suppression

Une personne autorisée peut retirer séparément l’adresse Accueil ou Comptabilité depuis les paramètres de ProFact. Le profil correspondant du coffre central est alors supprimé et ProFact demande à Google de révoquer le jeton. Si Google ne confirme pas la révocation, ProFact le signale et l’utilisateur peut aussi retirer l’accès depuis la page de sécurité de son compte Google. Le calendrier atelier et ses événements restent dans Google jusqu’à leur suppression par le titulaire du compte. La suppression administrative du compte client ProFact supprime également son coffre Google et son coffre Outlook.

Pour demander l’accès, la rectification ou la suppression d’une donnée qui ne peut pas être gérée directement dans ProFact, écrivez à contact@prosoft.nc.